1. Introducción

Nuestro Espacio Montería S.A.S. (en adelante el “Responsable”) reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de la información personal. La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”) describe la manera en la que el Responsable trata los Datos Personales que recolecta, así como la forma en que los Titulares pueden ponerse en contacto y ejercer sus derechos, entre otros.

En general, toda la información suministrada por los Titulares, o que de otra forma el Responsable recolecte, será tratada de conformidad con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y la demás normativa aplicable en materia de protección de datos.

2. Definiciones

Para la interpretación de esta Política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

• Base de Datos: conjunto organizado de Datos Personales objeto del Tratamiento.
• Dato Personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Encargado: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Ley aplicable: la Ley 1581 de 2012, la Ley 2300 de 2023, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio y la demás normativa aplicable en materia de protección de datos en Colombia.
• Política de Tratamiento de Datos Personales o Política: se refiere al presente documento, como Política de Tratamiento de Datos Personales aplicada por el Responsable de conformidad con la Ley aplicable.
• Responsable: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales. Para los efectos de esta Política se entenderá que Nuestro Espacio Montería S.A.S. es el Responsable.
• Tratamiento: cualquier operación o procedimiento físico o automatizado que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar o transmitir los datos de carácter personal.
• Titular: es la persona natural cuyos Datos Personales son objeto del Tratamiento por el Responsable.
• Transmisión: se refiere a la comunicación de Datos Personales por parte del Responsable a un Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate los Datos Personales.
• Transferencia: tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

3. Principios

Con el fin de dar correcto cumplimiento a la Ley aplicable, cuando el Responsable realice el Tratamiento de Datos Personales, se regirá por los siguientes principios:

• Principio de legalidad: el Tratamiento de Datos Personales es una actividad que debe sujetarse a lo establecido en las normas que reglamentan la materia.
• Principio de finalidad: el Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley aplicable, la cual debe ser informada al Titular por los medios previstos normativamente.
• Principio de libertad: el Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensibles. El Responsable debe abstenerse de proceder con el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: en el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan de conformidad con las normas que reglamentan este acceso.
• Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley aplicable, para lo cual el Responsable debe adelantar las acciones necesarias para obtener la correspondiente autorización del Titular en cuanto sea necesario.
• Principio de seguridad: la información sujeta a Tratamiento por el Responsable o Encargado, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los datos evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: todo el personal del Responsable y otros que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales en nombre y representación de éste, están obligadas a garantizar la reserva de la información.
• Principio de responsabilidad demostrada: al recolectar y realizar el Tratamiento de Datos Personales, el Responsable implementará medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley aplicable.

4. Información del Responsable del Tratamiento

• Razón Social: Nuestro Espacio Montería S.A.S.
• NIT: 733.405-3
• Dirección: Calle 53 #13 – 12, casa 2
• Correo Electrónico: pqrs@nemonteria.com
• Teléfono: 3104524826

5. Tratamiento y finalidades

Se reconoce que el Titular de los Datos Personales tiene derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en cuenta, en todo caso, sus responsabilidades, derechos y obligaciones con el Responsable. En virtud de la relación que se establezca entre el Responsable y el Titular, cualquier forma de Tratamiento sobre los Datos Personales, incluyendo pero sin limitarse a la recolección, uso, actualización, circulación, transmisión, transferencia y supresión de los mismos, se hará de acuerdo con las siguientes finalidades que previamente serán informadas al Titular:

• Registrar la información personal en los sistemas y aplicativos del Responsable para efectos de permitir la correcta prestación de sus servicios.
• Efectuar procesos de verificación de identidad de los Titulares.
• Realizar controles de acceso a las instalaciones físicas y/o tecnológicas del Responsable.
• Transferir información a las autoridades que, en razón de sus funciones, así lo requieran con el fin de cumplir las obligaciones legales a cargo del Responsable.
• Adelantar auditorías externas o internas, nacionales o internacionales y conservar sus soportes.
• Informar sobre cambios sustanciales en la Política adoptada por el Responsable.
• Responder a las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas que realicen los Titulares a través de cualquiera de los canales habilitados por el Responsable para dicho efecto.
• Realizar contactos relacionados con envío de información que se considere de interés de acuerdo con la relación sostenida con el Responsable, gestiones de cobranza y realización de contactos para fines comerciales y publicitarios por medio de e-mail, SMS, Apps, llamada telefónica o cualquier otro canal electrónico o físico.
• Cualquier otra finalidad que resulte a partir de la relación entre el Titular de los Datos Personales y el Responsable o de la autorización otorgada por el Titular.
• Realizar consultas y verificaciones de la información personal en bases de datos de antecedentes judiciales, de seguridad o restrictivas legítimamente constituidas, de naturaleza pública o privada, nacional o extranjera, incluidas consultas en las listas para la prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo.
• En general, transmitir y/o transferir con terceros los Datos Personales dentro y fuera de Colombia, con respeto a las garantías legales aplicables para cada una de estas operaciones, incluyendo, pero sin limitarse a eventos de fusiones, consolidaciones, venta de acciones, adquisiciones, desinversiones u otro proceso de reestructuración, así como al soportar procesos de auditorías externas o internas, nacionales o internacionales.
• Defender los intereses del Responsable en instancias judiciales y prejudiciales.
• Realizar procesos de selección de personal, los cuales pueden implicar la realización de exámenes de salud.
• Desplegar procesos de evaluación, estudios de confiabilidad, consulta y verificación de información, incluyendo, pero sin limitarse a en bases de datos académicas (institutos educativos).
• Incorporar sus Datos Personales en el contrato laboral, en modificaciones y adiciones al mismo, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo de del Responsable del Tratamiento de los Datos Personales.
• Disponer de los Datos Personales de los empleados para incorporarlos de forma adecuada en los archivos laborales activos e históricos del Responsable y mantenerlos actualizados.
• Administrar los Datos Personales para que el Responsable, en condición de empleador, cumpla correctamente con sus obligaciones.
• Gestionar los Datos Personales del Titular y los de su núcleo familiar sobre los cuales esté legitimado a compartir para realizar trámites de afiliación a las entidades promotoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, y demás necesarias para que el Responsable cumpla su deber como empleador.
• Establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral, civil y cualquier otra índole que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo del Responsable.
• Realizar pagos y cobros de obligaciones contractuales.
• Tramitar pagos.
• Efectuar encuestas.
• Informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación con su condición de tercero relacionado con el Responsable y demás trámites asociados a su cargo.
• Evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos o prestados al Responsable.
• Conocer y analizar los intereses y el comportamiento del usuario.
• Mejorar las iniciativas comerciales y promocionales del Responsable.
• Facilitar la correcta ejecución de la prestación de los servicios del Responsable.
• Desarrollar estudios estadísticos que permitan diseñar mejoras en los servicios prestados.
• Cumplir cualquier otra obligación legal o contractual que se encuentre a cargo del Responsable.
• Efectuar actividades de videovigilancia con fines de seguridad de bienes, personas, realizar denuncios ante las autoridades y capacitar al personal.

 6. Derechos de los Titulares de Datos Personales

Los Titulares podrán ejercer el derecho de habeas data frente al Responsable con el objeto de:

• Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente al Responsable o Encargado del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus Datos Personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley aplicable y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los Datos Personales cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

7. Área encargada de la atención de Consultas y Reclamos de los Titulares

La persona o área encargada de atender las consultas y reclamos, y en general vigilar el cumplimiento de la Ley aplicable al interior del Responsable es el colaborador de Atención al Usuario. Los Titulares podrán ejercer sus derechos mediante comunicación verbal, radicando una comunicación escrita y/o enviando un correo electrónico, a través de cualquiera de los siguientes canales de contacto:

• Dirección: Calle 53 #13 – 12, casa 2
• Correo electrónico: pqrs@nemonteria.com

8.  Procedimientos de Consultas y Reclamos

Consultas: Los Titulares que deseen realizar consultas, deben tener en cuenta que el Responsable del Tratamiento, suministrará a dichas personas la información solicitada y, en caso de no especificar, remitirá toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará a través de los canales habilitados por el Responsable y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del Dato Personal.

Reclamos: El Titular que considere que la información contenida en una Base de Datos del Responsable debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley aplicable, podrá presentar un reclamo ante el Responsable o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

(i) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, el cual deberá necesariamente incluir la siguiente información: con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

(ii) Si el reclamo resulta incompleto, por no contener la información referida en el punto anterior, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

(iii) En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará la situación al interesado.

(iv) Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la Base de Datos una anotación que dirá «reclamo en trámite» y las causas que lo motivaron. Dicha anotación deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto de fondo.

(v) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. Período de Vigencia de la Base de Datos

El Responsable solo podrá realizar el Tratamiento de los Datos Personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el Tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez se cumpla la finalidad para el Tratamiento, los Datos Personales serán eliminados de los archivos del Responsable, salvo que exista un deber legal o contractual que le exija mantenerlos en sus Bases de Datos.

10. Fecha de Entrada en Vigencia

La presente versión de la Política entró en vigencia el 04.02.2025